採購未納明細通知¶

系統每天自動撈出「已逾期＋未來 3 個上班日內到期」而尚未進貨的採購明細，整理成一封信寄給採購人員，同時在 ERP 主畫面建立一筆待辦事項（紅點提醒）。採購不必再自己翻採購單、對進貨、抄待催清單——一開信就是排好序的當日待催名單。

這是一個背景排程任務

「採購未納自動寄信」由系統在背景依排程執行，設定屬於一次性作業（通常由導入人員或系統管理員完成），設好之後採購人員每天只要看信。執行時間、收件人與待辦通知對象都掛在排程事件上，要改頻率或換承辦人不需要改程式。

採購未納明細通知信（HTML 表格本文＋Excel 附件）

收到的信長什麼樣¶

一封信包含三個部分：

主旨與摘要：當日未納明細的筆數。
HTML 表格本文：18 欄明細表，依「預訂交期 → 廠商代號」排序，最急的排最前面；逾期的單有醒目標示。本文最多列出最急的前 200 筆，超過時會註明「其餘 N 筆詳見附件」。
Excel 附件：同一份內容的完整清單（永遠是完整的，不受 200 筆限制）。

同一份當日明細也會出現在 ERP 主畫面的待辦事項裡，點開即以表格呈現，數量欄靠右對齊並帶千分位。

沒事的日子也會收到信

查無資料時系統照樣寄一封「本日無未納明細」的心跳信（無附件、不建待辦）。收到它代表排程正常運作，不是沒人管。

18 欄怎麼讀¶

欄位	說明
預訂交期	採購單上約定的到貨日。已經過去的日期排在最上面，逾期越久越前面——這一欄決定處理順序
採購日期	這張採購單的開單日
廠商代號／廠商簡稱	同一家廠商的多筆單會排在一起，一通電話可以一次談完好幾張
採購單號	對應的採購單，回 ERP 追單時用
品號／品名	這一列是什麼料
採購數量	原本訂了多少
未交數量	還差多少沒進。數字小的可能只是尾數，數字大的才是會讓產線停下來的那筆
暫收數量	貨到了但還沒正式入庫的量
入庫數量	已經正式入庫的量
暫收待驗量	到了、還卡在檢驗中的量
ng 數量／ng 退貨量／暫收區 ng 量	驗出不良、已退回、以及還留在暫收區的不良量
庫存量	該品號目前的庫存
管制說明	採購自己在單上留的註記（例如「已議延至月底」），避免重複追同一件已經談好的事
備註	單上的其他補充說明

每天早上先看這四欄

預訂交期（決定順序）、廠商簡稱（同一家併一通電話）、未交數量（差多少）、管制說明（是不是已經談過了）。其餘欄位是要判斷「這批到底卡在哪一段」時才展開看——還沒出貨（暫收、入庫都是 0）、到了還在驗（暫收待驗量有值）、還是驗出問題退回去了（ng 相關欄有值）：三種狀況要找的人完全不同。

哪些單會被列進來¶

條件	說明
未結案	採購單主檔與明細都尚未結案
未交數量 > 0	已經全數入庫的舊單不會再混進來
預訂交期	已逾期，或落在未來 3 個上班日內（上班日依系統的工作日曆計算；區間內的假日交期照列）
基本資料齊備	缺廠商或品號主檔的單不會列出

各公司的取數口徑可能略有不同

未交數量、庫存量的計算口徑會對齊貴公司既有的採購統計查詢，因此不同公司之間數字定義可能有差異（例如庫存量是「可用倉」還是「全倉合計」）。若信上的數字與您慣看的報表對不起來，請洽 IT 確認貴公司的設定口徑。部分公司另有排除特定採購別或設交期下限的設定。

前置需求¶

項目	說明
採購單資料維護正確	這封信完全依預訂交期判斷急迫性。供應商說延期卻沒改單，這張單會一直以舊交期排在最前面
排程事件已建立並審核	見下方「怎麼掛每日排程」
收件人與通知人員已填實值	兩處都要填；未填的占位符會讓任務擋下不寄
員工主檔有 Email	通知人員的 Email 取自員工主檔；沒維護就帶不出通知帳號

怎麼掛每日排程¶

排程掛法與其他自動化任務相同，完整的操作步驟（含批次新增事件範本、日期類別怎麼展開、通知帳號怎麼算）請見 排程事件（專案），此處只列本任務專屬的設定值。

到 L 聯絡傳訊 → 排程事件（專案），新增 一筆專案主檔（項目編號、名稱、負責人）後 儲存。
在編輯狀態按 批次新增，於「新增事件範本」視窗設定：

範本欄位	本任務要設的值
預定時間	每天要寄信的時間（例如早上 08:00）
日期類別	`每日`（系統會一次展開到計算截止日）
是否自動執行	必須勾選；不勾排程器不會跑
單據別	`PURCHQUERY`
執行方法	`UndeliveredMail`
通知人員	要收到待辦事項的承辦人（員工代號，可多人）
參數	信件收件人 Email 寫在參數中（由導入人員設定）

按確定展開事件 → 儲存 → 審核。事件審核完成後才會被排程器撈到執行。

收件人與通知人員是兩件事

參數中的收件人＝這封信寄到哪些信箱；範本／明細列的通知人員＝待辦事項要建給誰。兩者各自獨立，都要填實值——只填一邊會出現「有信沒待辦」或「有待辦沒信」。

要換承辦人或改時間

回到排程事件（專案）調整即可。多筆事件要一起換人時，用該頁的 批次修改 勾選「通知人員」一次套用，各列的通知帳號會自動重算。

通知對象設定¶

設定位置	決定什麼	備註
排程事件參數中的收件人	信件寄給誰（Email）	可多人；由導入人員於參數 JSON 設定
排程事件明細的通知人員	待辦事項建給誰（員工代號）	只要填了通知人員，該員工就會收到待辦
排程事件明細的通知方式	除了待辦之外要不要另外寄 Email 通知	下拉三選一：`待辦事項`（僅待辦，預設）／`待辦事項 + Email`／`待辦事項 + Line`；不分選項，只要填了通知人員就會開待辦（見排程事件（專案））
員工主檔的 Email	通知帳號的來源	沒維護就帶不出帳號、Email 通道不會寄

每次執行的結果都留著¶

每次執行查出的完整明細都會整批留存一份到歷史紀錄，以執行時間＋執行編號標記（與當次寄出的信共用同一個執行編號，可對帳）。之後要查「上週三那批未納清單長怎樣」「這張單是從哪一天開始出現在信裡的」，可在排程事件明細列按 查看 調閱該次執行的完整清單，不必再跑一次查詢——信件是提醒，紀錄是證據。

常見問題¶

沒收到信，也沒有待辦？

依序檢查：1）排程事件是否已 審核；2）是否自動執行是否勾選；3）收件人與通知人員是否還留著占位符（沒換成實值時任務會擋下不寄）；4）通知人員的員工主檔是否有 Email；5）是否已到觸發時間。仍無結果請洽 IT 查排程執行紀錄。

收到「本日無未納明細」，但我知道有單還沒到？

表示那些單不符合列入條件。最常見的原因是預訂交期還沒進入「未來 3 個上班日」的範圍——這封信只提醒「已逾期」與「即將到期」的單，更遠期的單要等時間接近才會出現。另一種可能是該明細已結案或未交數量為 0。

清單裡有一張很久以前的逾期單，一直清不掉？

只要它仍是未結案、未交數量大於 0，就會每天出現。處理方式二選一：去追那張舊單讓它進貨，或若確認不會再進貨，回採購單把它結案。

信件本文只有 200 筆，其他呢？

本文為了可讀性只列最急的前 200 筆，並註明「其餘 N 筆詳見附件」。Excel 附件永遠是完整清單，請開附件查看全部。

信上的未交數量跟我在採購查詢看到的不一樣？

未交數量的計算口徑對齊貴公司既有的採購統計查詢，各公司定義可能不同（例如「數量−已交」與「數量−(暫收−ng)」）。若兩邊確實對不起來，請把單號提供給 IT 比對。

想改成一天寄兩次，或只在週一寄？

寄送頻率由排程事件的日期類別與預定時間決定。要一天多次可建立多筆事件（不同時間），要只在特定日則調整日期類別——詳見排程事件（專案）。