程式資訊

程式 ID：MAILSEARCH
所屬子系統：L.聯絡傳訊
狀態：stable

信件搜尋¶

功能簡介¶

「信件搜尋」讓您在 Darbware ERP 裡直接搜公司信箱的信——用客戶／廠商代號、關鍵字或日期範圍找出往來郵件，並在畫面下方直接看信件內文，不必切回 Outlook 或網頁信箱一封一封翻。

它解決兩件事：

把信和客戶／廠商接起來：系統會自動判斷每封信屬於哪一個客戶或廠商（稱為歸戶），所以您可以用「客廠部代號」當條件，一次撈出與該客戶或廠商的所有往來信件。
讓 AI 也搜得到：同一份信件索引也提供給 AI 智慧助理，可以用白話問「朝陽最近抱怨交期的信」（見用 AI 搜信）。

畫面分兩個分頁：信件搜尋（查詢與預覽）與信箱帳號（看自己的信箱同步狀況、啟用／停用／刪除）。主要使用者為業務、客服與採購人員。

也可以不開這支程式：客戶／廠商主檔裡就有

只想看「某一家」的信時，客戶基本資料與廠商基本資料各有一個 信件搜尋 分頁，切進去就自動帶入目前這家的代號並查好（見從客戶或廠商主檔直接查一家的信）。

唯讀：只能搜信、看信，不能回信

本程式不寄信、不回信、不刪信箱裡的信。它查的是系統排程同步回來的信件索引；要回信請回原本的郵件軟體。

信件怎麼進到系統裡¶

這一段決定「為什麼有的信搜得到、有的搜不到」，建議先讀。

由排程自動同步，不是即時¶

信件由排程任務 Mail_Sync 定期把信箱的新信同步進系統，預設每日一次（實際時間依排程事件設定，管理者可調整）。

剛寄到的信要等下一輪同步才搜得到

同步不是即時的。上午剛收到的信，若當天的同步已經跑過，要等下一輪（預設隔天）才會出現在搜尋結果中。急著看最新的信，請直接開郵件軟體。

同步的預設行為：

項目	預設值	說明
同步頻率	每日一次	由排程事件的預定時間決定
同步資料夾	收件匣（INBOX）與寄件備份（Sent）	每個信箱可另行設定
初次同步範圍	近 90 天	第一次同步時往回抓的天數
單次上限	500 封	一次同步最多處理的封數；沒抓完的下一輪繼續

同步進系統的是主旨、內文純文字、寄件人、日期與附件檔名；附件本體不會存進系統，要開附件請回原信箱。

系統怎麼把信歸戶到客戶¶

同步時系統會拿寄件人的 email去比對本帳套的客戶資料，比中就把該封信掛到那個客戶代號底下：

比中依據	判斷方式
EMAIL	寄件人 email 與客戶主檔或客戶聯絡人的 email 完全相符
DOMAIN	寄件人 email 的網域與該客戶留存 email 的網域相同（例如同為 `@abc-corp.com`）

公用信箱網域不做網域歸戶

gmail.com、yahoo.com、hinet.net（含 ms19.hinet.net 等子網域）、pchome.com.tw、outlook.com 這類公用信箱網域不會用網域歸戶——否則一個用 Gmail 的客戶會把全部 Gmail 來信都吸過去。但若客戶留的就是那個 Gmail 地址且完全相符，一樣歸得到戶。

歸戶靠的是客戶主檔的 email 有沒有維護

某個客戶的信老是歸不到戶，多半是客戶資料的 email 欄位空白或寫錯。把往來窗口的 email 補進客戶主檔或聯絡人資料，下一輪同步之後的信就會自動歸戶。

前置需求¶

權限：L 聯絡傳訊 → L-091 信件搜尋 的瀏覽權限。
您名下要有信箱：本程式只查登記在您名下、且歸屬目前帳套的信箱。信箱由系統管理者登錄（見下方「步驟⑤ 新增信箱帳號」），登錄前這裡是空的。
一次性部署（由 IT／系統管理者執行）：
1. 該公司資料庫跑 sql/mail-search-deploy-20260811.sql（建信件索引表與全文檢索；朝陽等 SQL 2008 環境改用 sql/mail-search-deploy-cy-sql2008-20260812.sql）。
2. 跑 sql/mailsearch-menu-seed-20260811.sql 登錄選單與權限，否則主選單看不到本程式。
3. 排程主機的 worker 設定加密金鑰（--mail-keygen），並建立每日的 Mail_Sync 排程事件（種子 sql/mailsync-event-seed-20260812.sql）。

操作步驟¶

步驟① 開啟程式¶

主選單 L.聯絡傳訊 → 信件搜尋。開啟後停在「信件搜尋」分頁，日期條件已預設為近 3 個月。

信件搜尋主畫面

畫面最上方出現黃色提示條時

黃條表示有信箱最近一次同步失敗，並列出信箱名稱與失敗原因。此時搜尋結果可能不完整（該信箱的新信沒進來）。請把訊息轉給系統管理者處理；常見原因是信箱密碼變更、應用程式密碼被撤銷或伺服器連不上。

步驟② 設定條件並查詢¶

條件列由左到右四項，全部可留白（全空＝近 3 個月、您所有信箱的信）：

客廠部代號：只看歸戶到該客戶或廠商的信；限目前帳套的代號（客戶與廠商共用一格，結果的「歸戶分類」欄分辨）。
關鍵字：同時搜主旨、內文與附件檔名。中文直接輸入詞（例如 交期、報價單），不必加引號或 AND／OR。
日期起訖：郵件日期範圍，含起訖當日；預設起日＝三個月前、迄日＝今天。想搜更久以前的信，請把起日往前調。
按 查詢。

輸入客戶代號與關鍵字後的查詢結果

查詢完，畫面最下方的狀態列會寫出結果摘要，例如「共 37 封」。三種要留意的訊息：

狀態列訊息	意思
「共 200 封（已達顯示上限 200 筆，請縮小日期或加關鍵字）」	結果被截到 200 筆，畫面上不是全部；請縮短日期範圍或加關鍵字
「共 0 封：查無符合的信件…」	條件太嚴、該信箱尚未同步，或關鍵字不在已索引的主旨／內文／附件檔名中
「全文檢索不可用，已降級為 LIKE 搜尋…」	資料庫的全文檢索沒裝或索引沒建。仍搜得到，但改用子字串比對，斷詞與精準度較差，請通知 IT

錯誤訊息（例如日期格式不對、起日晚於迄日）會以紅字顯示在同一列。

步驟③ 看結果與預覽內文¶

結果清單依郵件日期由新到舊排列，欄位見欄位說明。點選任一列，下方預覽區即顯示該封信：

抬頭：主旨 │ 寄件人 <地址> │ 郵件日期；該封信有附件時，抬頭尾端會接「附件：檔名」。
內文：同步時存進系統的純文字內文，可捲動、可選取複製。

選取信件後下方顯示內文預覽

預覽讀的是系統裡的副本，不會連回信箱

預覽不會即時連線郵件伺服器，所以很快，也不需要在這台電腦存任何信箱密碼。純圖片信或格式特殊的信可能顯示「（這封信沒有已入庫的純文字內文）」，此時請回原信箱看原信。附件本體不在系統裡，畫面只看得到檔名。

步驟④ 管理信箱帳號¶

切到 信箱帳號 分頁，可以看到您名下（且屬於目前帳套）的所有信箱與它們的同步狀況：

信箱帳號分頁

按 重新整理 重新讀取最新的同步狀態。
最後同步時間：該信箱最近一次成功同步的時間。長時間沒更新，代表排程沒跑或該信箱連不上。
最後錯誤：最近一次失敗的原因；有值時，畫面頂部同時會出現黃色提示條。
每列最前面兩個按鈕：

按鈕	作用
`啟用停用`	在啟用（`Y`）與停用（`N`）之間切換。停用後排程不再同步這個信箱，但已同步的信仍搜得到
`刪除`	刪除這個信箱帳號

刪除信箱會連同已同步的信件一起刪掉，且無法復原

按 刪除 會跳出確認視窗，說明「連同這個信箱已同步入庫的信件索引、歸戶紀錄與同步游標都會一併刪除」。只是暫時不要同步，請改用「停用」。刪除後結果清單會清空，需重新查詢。

（被刪的是系統裡的索引副本，您郵件伺服器上的原信不受影響。）

步驟⑤ 新增信箱帳號（由管理者執行）¶

畫面上沒有「新增信箱」按鈕，這是刻意的設計——信箱密碼不經過一般作業畫面。新增信箱請由系統管理者在排程主機執行指令（密碼採互動輸入、不顯示、不留在指令紀錄中）：

TsERP.SchedulerWorker.exe --mail-acct-add <使用者代號> <信箱名稱> <信箱地址> <伺服器位址> <連接埠> <加密方式> <登入帳號> [歸屬帳套]

同一段說明也印在畫面下方的灰色說明框裡。新增完成後，回本畫面按 重新整理 就會看到該信箱。

Gmail／Google Workspace 信箱要用「應用程式密碼」

以 IMAP 方式連線時，Gmail 不接受一般登入密碼。請先在 Google 帳戶開啟兩步驟驗證，產生應用程式密碼，再以該密碼登錄信箱。使用 Google Workspace（公司網域）時，若找不到應用程式密碼頁面，需由 Google 管理主控台的政策開放。

公司有多個 Gmail 信箱要同步：改用「服務帳戶」一次授權

IMAP 應用程式密碼與 GMAIL 授權都是一個信箱做一次（每來一位同事就要找他本人操作一次）。若貴公司使用 Google Workspace，改用 GMAILSA 類型：由 Workspace 超級管理員在 Google 管理主控台對一個「服務帳戶」做一次網域全域委派，之後同網域的任何信箱都不需本人參與，管理者只要登錄要同步哪些信箱即可。

管理者設定步驟（在排程主機執行，指令會把每一步印出來）：

TsERP.SchedulerWorker.exe --mail-sa-check [要試模擬的信箱]
TsERP.SchedulerWorker.exe --mail-acct-add <使用者代號> <信箱名稱> <信箱地址> GMAILSA [歸屬帳套]
TsERP.SchedulerWorker.exe --mail-test <帳號pkid> <關鍵字>

--mail-sa-check 會逐關檢查設定並印出管理主控台要填的用戶端 ID 與授權範圍（唯讀 gmail.readonly，系統永遠不會寫入或刪除信件）；帶上一個該網域的信箱時，還會實際換一次權杖確認委派已生效。此類型不需要 --mail-link。

憑證有兩種模式：免金鑰（建議，設 ServiceAccountEmail，由 Google 端代簽、本機不存金鑰）與金鑰檔（設 ServiceAccountKeyFile）。許多 Google 機構已預設禁止建立服務帳戶金鑰，這時只有免金鑰模式可行。詳見 ADR 0133。

從客戶或廠商主檔直接查一家的信¶

客戶打電話來問「上次那封報價信」、或要追某家廠商的交期回覆時，不必先開這支程式再輸入一次代號——客戶基本資料與廠商基本資料都內嵌了同一支信件搜尋：

開客戶基本資料（或廠商基本資料），翻到要看的那一家。
切到 信件搜尋 分頁。切進去的當下，系統已自動把目前這家的代號帶進條件面板的客廠部代號欄並查好，直接列出往來信件。
結果清單、內文預覽、條件面板與 AI「用問的」都與本程式相同——預設一樣是近 3 個月、上限 200 封；要看更早的信，把日期起日往前拉再按 查詢。
在主檔翻到下一家客戶／廠商後再切回分頁，系統會自動改帶新代號重查。

分頁一樣要有本程式的瀏覽權限

這兩個分頁受同一道權限閘保護：沒有 MAILSEARCH（L-091 信件搜尋）瀏覽權限的使用者，主檔上不會出現「信件搜尋」分頁。查得到的信件範圍也完全一致（您名下、目前帳套的信箱）。

用 AI 搜信¶

同一份信件索引也接上了 AI 智慧助理，可以用白話問，例如：

朝陽最近抱怨交期的信
上個月有沒有客戶來信談報價單
王先生寄來提到治具的信

AI 一樣受同一道權限閘保護

AI 只能搜到您名下、且屬於目前帳套的信箱，與畫面上看到的範圍完全一致。另外 AI 搜信至少要有關鍵字、客戶代號或寄件人其中一項，否則範圍過大會被拒絕。

可以關掉「把信件內容給 AI」

系統管理者可用系統參數 AI_MAIL_CONTENT_TO_MODEL 設為 N 關閉。關閉後 AI 仍能回答「有幾封、誰寄的、什麼時候」等中繼資料，但拿不到主旨與內文，也不得臆測內容。預設為開啟。

欄位說明¶

查詢條件¶

欄位	必填	預設	說明
客廠部代號	—	空白	歸戶的客戶或廠商代號；限目前帳套，空白＝不限對象
關鍵字	—	空白	全文檢索主旨／內文／附件檔名；不必加引號或 AND／OR
起始日期	—	今天往前 3 個月	郵件日期起（含當日）；格式 `yyyy/MM/dd`，清空＝不限
結束日期	—	今天	郵件日期迄（含當日）；清空＝不限

搜尋結果欄位¶

欄位	說明
郵件日期	信件時間（`yyyy/MM/dd HH:mm`）；清單依此由新到舊排序
方向	`I`＝收到的信（收件匣）／`O`＝寄出的信（寄件備份匣）
寄件人名稱	寄件人顯示名稱
寄件人地址	寄件人 email；歸戶就是靠這個欄位比對
主旨	信件主旨
摘要	內文前段節錄，方便在清單上快速判斷
信箱名稱	這封信是從哪一個信箱同步進來的
歸戶分類／歸戶代號	系統比中的對象（客戶／廠商／部門）與代號；比不中時空白
有無附件	`Y`＝有附件（附件檔名見預覽區抬頭）／`N`＝無

信箱帳號欄位¶

欄位	說明
`啟用停用`	切換是否納入每日同步
`刪除`	刪除信箱帳號與其已同步的信件（不可復原）
信箱名稱	登錄時取的識別名稱（例如「業務部共用信箱」）
信箱地址	信箱的 email 位址
類型	連線方式：`IMAP`／`GRAPH`（Microsoft 365）／`GMAIL`／`GMAILSA`（Google Workspace 服務帳戶，管理員一次授權涵蓋全網域）
啟用	`Y`＝納入同步／`N`＝暫停同步（已同步的信仍可搜）
最後同步時間	最近一次成功同步的時間
最後錯誤	最近一次同步失敗的原因；有值時頂部出現黃色提示條

常見問題¶

剛剛才收到的信，為什麼搜不到？

信件由排程每日同步一次，不是即時。當天的同步跑完之後才進來的信，要等下一輪。急件請直接開郵件軟體；若整批信長期沒進來，請看「信箱帳號」分頁的最後同步時間與最後錯誤。

用客廠部代號查不到，但用關鍵字查得到那封信？

表示那封信沒有歸戶到該客戶／廠商（結果清單的「歸戶代號」欄是空的）。原因通常是寄件人的 email 不在該客戶的主檔／聯絡人資料中，或對方用的是 Gmail、HiNet 之類的公用信箱（公用網域不做網域歸戶）。把該窗口的 email 補進客戶資料，之後同步進來的信就會歸戶。

已經歸戶的舊信，補了客戶 email 之後會自動補歸戶嗎？

歸戶在同步當下判定。補完客戶 email 後，之後同步進來的新信會正確歸戶；先前已入庫的信是否補算，請洽系統管理者。

為什麼看不到同事的信箱／別家公司（帳套）的信？

這是刻意的權限設計：只看得到登記在您名下、且歸屬您目前登入帳套的信箱。換帳套登入，看到的就是該帳套底下您的信箱。要查共用信箱，請請管理者把該信箱登記到您名下。

畫面最上面出現黃色提示條？

表示列出的那些信箱最近一次同步失敗，該信箱的新信沒有進來，搜尋結果可能不完整。常見原因是信箱密碼變更、Gmail 應用程式密碼被撤銷、伺服器或網路不通。把黃條上的訊息轉給系統管理者即可。

結果只顯示 200 筆？

清單上限 200 筆（不分頁），這是為了避免一次拉回大量信件。狀態列會提示已達上限，請縮短日期範圍或加上關鍵字再查。

狀態列說「已降級為 LIKE 搜尋」，有什麼差別？

表示資料庫的全文檢索目前不可用（元件未安裝或索引未建）。搜尋仍可用，但改成單純的子字串比對，中文斷詞與精準度較差、速度也較慢。請通知 IT 檢查該公司資料庫的全文檢索設定。

看得到附件檔名，點不開附件？

系統只存附件檔名，不存附件本體（避免資料庫膨脹）。要開附件請回原信箱找該封信。

停用和刪除有什麼差別？

停用只是不再同步新信，已同步的信照樣搜得到，隨時可以再啟用；刪除會把該信箱在系統裡的信件索引與歸戶紀錄一併刪掉且無法復原（不影響郵件伺服器上的原信）。不確定時一律選停用。

主選單找不到「信件搜尋」？

該公司資料庫還沒跑選單登錄腳本（sql/mailsearch-menu-seed-20260811.sql），或您的帳號沒有 L-091 的瀏覽權限。請洽系統管理者。

信件內容會被送到雲端的 AI 嗎？

AI 搜信預設會拿到搜尋結果的信件內容以便回答。若不希望如此，管理者可將系統參數 AI_MAIL_CONTENT_TO_MODEL 設為 N，關閉後 AI 只拿得到筆數、寄件人、日期等中繼資料。詳見用 AI 搜信。