2-6 主管派拜訪任務，業務在拜訪單一鍵回報¶
案例主角：業務主管、業務員 ｜ 模組：L 聯絡傳訊 · 排程事件 × E 營業收款 · 拜訪單
更新日期：2026-08 ｜ 重要度：★★★★☆
場景：交代了，但不知道去了沒¶
岩月的業務課長每個月初都做同一件事：把三個重點客戶——甲山工業、乙川機械、丙洋電子——分給三位業務，交代「這個月各去一趟」。交代的方式是早會口頭講一遍，再貼一則訊息到群組。
月底檢討會，課長問「甲山去了沒？」業務員翻手機、翻行事曆、翻拜訪單，回答「去了，上禮拜二」；課長再對照自己維護的 Excel 追蹤表，發現那格還是空的——因為業務員拜訪回來寫了拜訪單，卻沒回頭跟課長講。另一位業務員的追蹤表上打了勾，拜訪單卻找不到，因為「太忙還沒 key」。
追蹤表和拜訪單是兩個世界：一邊是課長的期待，一邊是業務的紀錄，中間靠人記得回報。誰去了、誰沒去、去了有沒有留下紀錄，月底永遠要花半場會議對帳。
現在：任務排進行事曆，回報從拜訪單按出去¶
課長把「每月拜訪甲山工業」建成一筆排程事件，指定任務類型是客戶拜訪、對象是甲山工業、擁有者是負責的業務員，日期類別選每月——系統一口氣展開整年份的事件，逐月出現在那位業務員的行事曆上。
業務員拜訪回來，照常開拜訪單登錄、存檔。拜訪單下方面板多了一個 相關任務 分頁，列出這位業務員名下還沒回報的拜訪任務；和這張單同一個客戶的那筆，系統已標成 同客戶 排在最前面。按該列的 回報，跳出事件進度回報視窗，進度、內容、通知對象都已預填好，按 通知 就結案：事件標記完成、課長的待辦多一筆，點開待辦就是這張拜訪單。
拜訪單下方面板的「相關任務」分頁：同客戶的任務排在最前，按 回報 開出已預填好的事件進度回報視窗；右側行事曆同時看得到這筆任務。（實機截圖）
課長那端不用再維護追蹤表——排程事件專案的明細表格裡，每筆任務的進度與已完成欄就是答案；待辦清單裡則是一張張已經寫好的拜訪單。
實際跑一遍：從派工到結案¶
以「每月拜訪甲山工業」為例，兩端各走幾步：
課長派工（只做一次）
- 開 L 聯絡傳訊 → 排程事件（專案），
新增一筆專案，填項目編號與名稱（例如「2026 重點客戶拜訪」），負責人填那位業務員，先儲存。 - 再進入編輯狀態，按
批次新增開啟新增事件視窗：擁有者類別個人、擁有者代號填業務員；執行日期別選每月執行，預定時間填第一次要去的日期。 - 任務類型選
客戶拜訪——系統隨即把單據別設成拜訪單，並把對象欄的查詢窗切成客戶主檔。 - 對象輸入甲山工業的客戶代號，離開欄位後右側顯示「代號 名稱」，同一段字自動帶到下方說明的最前面；在後面接著補「每月定期拜訪」。通知方式維持
待辦事項。按確定，系統展開成一筆一筆的事件寫進明細。 - 工具列
儲存，再按審核——審核後業務員的行事曆才會出現這些事件。
新增事件視窗：選「客戶拜訪」、指定對象客戶，說明自動帶入「代號 名稱」；執行日期別選每月，計算截止日期預設五年。（實機截圖）
業務員回報（每次拜訪後）
- 到了預定日，事件出現在業務員主畫面右側的行事曆面板與待辦事項。
- 拜訪回來，開 拜訪單 登錄這次拜訪的內容並
儲存。 - 畫面回到瀏覽狀態後，切到下方面板的 相關任務 分頁，找到狀態
同客戶的那筆，按該列的回報。 - 事件進度回報視窗打開，系統已經填好：項目進度
100、內容「已完成拜訪 甲山工業，詳見拜訪單 ○○○」、通知人員＝專案負責人。只完成一部分就把進度改小；要一鍵補滿按進度旁的完成鈕。確認後按通知。 - 系統依序做三件事：把進度寫回事件並標記完成 → 開一筆待辦給通知人員，待辦掛在這張拜訪單上 → 把事件記成這張拜訪單的來源。分頁上該列狀態變成
已回報，旁邊的工作流程分頁也多了一筆通知紀錄。
按下通知後：該列狀態變成「已回報」、進度 100、已完成打勾；下方面板的工作流程分頁標題出現通知筆數。（實機截圖）
課長收到的待辦，內容就是拜訪單
課長點開待辦，內容區直接列出拜訪單號、拜訪日期、主旨、受訪客戶、業務員、拜訪內容等欄位，不必再切到拜訪單去查；要看完整單據，點下去就會開啟那張拜訪單。
負責人一定要填下屬
專案的負責人決定誰看得到這個專案。負責人留課長自己，業務員的行事曆雖然看得到事件，從事件卡按 導航 進專案卻會顯示「查無資料」。派給誰做，負責人就填誰。
選「每月執行」預設會展開五年
執行日期別切到 每月執行 時，計算截止日期自動帶成今天起算五年——一口氣就是 60 筆。第一次用建議先把截止日期改成一年（12 筆），流程順了再延長。
自己排的事，也能從行事曆直接加
業務員臨時要排一趟拜訪，不必進排程事件程式：主畫面右側行事曆面板上方有 新增事件 鈕，選好日期按下去就是同一個新增事件視窗；系統會把它歸進以自己代號命名的個人專案，存好即刻出現在行事曆上。
帶來什麼¶
以岩月業務課三位業務、每人每月三家重點客戶估算，過去課長每月要維護一張 9 格的追蹤表，月底檢討平均花 20～30 分鐘對「去了沒、單寫了沒」；改走排程事件之後，追蹤表整張消失——派工那一刻就寫進系統，回報從拜訪單順手按出去，課長打開專案明細或待辦清單，就是逐筆帶著拜訪單的完成紀錄。更重要的是「回報」不再是一個要記得做的動作：業務員本來就要寫拜訪單，回報只是存檔後多按一顆鈕。
| 過去 | 現在 |
|---|---|
| 口頭／群組交代，靠人記得 | 任務排進行事曆，到期出現在待辦 |
| 課長另外維護 Excel 追蹤表 | 專案明細的進度／已完成欄就是追蹤表 |
| 拜訪單寫了，課長不一定知道 | 回報後課長收到待辦，點開就是那張單 |
| 月底檢討會對帳半小時 | 每筆任務狀態隨時可查，已回報一目了然 |
| 回報要另外寫訊息或口頭講 | 拜訪單存檔後按一顆 回報，內容系統代填 |
任務類型可以擴充
「客戶拜訪」是第一種任務類型；任務類型是一張設定表，往後要派「廠商稽核」「設備保養」之類要有人去做、做完要回報的事，加一列設定即可套用同一套派工與回報機制。
深入操作：L 聯絡傳訊 · 排程事件（專案）→ 派拜訪任務給下屬 ｜ E 營業收款 · 拜訪單 → 回報拜訪任務 ｜ 右側行事曆面板