6-3 單據打包成檔，跨帳套搬單不用重打¶

案例主角：集團、多帳套使用者　｜　模組：單據交換
更新日期：2026-06　｜　重要度：★★★☆☆

場景：同一張單，在另一套系統要重打一遍¶

岩月要在測試環境驗一張特別複雜的採購單：三十幾列明細、不同單位、不同交期，還牽涉到幾個新設的品號。資訊人員在測試庫把單建好、跑過流程確認沒問題，接著要把同一張單搬到正式環境——方法只有一個：把兩個環境的畫面並排開著，照著螢幕重打一遍。

三十幾列抄到第二十列時眼睛開始花，抄完再從頭核對一次，前後花掉四十分鐘。隔天正式環境的採購跟供應商乙川精密對單，發現其中一列的數量是 120、測試環境是 12——多打了一個零，抄的時候沒發現，核對時也剛好跳過那一行。這種錯誤的麻煩之處在於：它不會被系統擋下來，因為 120 也是一個合法的數字。

而這還只是「測試搬正式」這一種情境。集團底下好幾家公司、好幾個帳套，難免有「同一張單要在別套系統也建一份」的時候——母公司開的單要複製到子公司帳套、測試環境驗過的單要搬到正式環境。過去這件事只能照著螢幕重打一遍：一個欄位一個欄位比對著抄，明細有幾十列就抄幾十列。抄久了眼睛花，抄錯一格金額對不起來，還得回頭找哪裡打錯。

現在：把單打包成一個檔，帶著走¶

主選單的「目前表單功能」新增了 「匯出單據」 與 「匯入單據」。流程很單純：

在單據畫面按 匯出單據，系統把當前這張單打包成一個 *.tsdoc.json 交換檔。
把這個檔帶到另一個資料庫環境（另一家公司、另一個帳套、另一套系統）。
在同一種表單按 匯入單據，選這個檔，系統自動把內容填回畫面，你確認後存檔即可。

一張單就是一個檔，跨帳套、跨環境搬移時帶著它走，不用再對著螢幕重打。

匯出單據：把當前單據打包成 tsdoc.json 交換檔 訂單管理的表單功能選單：匯出／匯入單據，把當前單據打包成交換檔。（實機截圖）

匯進來的是一張「新單」，不是覆蓋¶

匯入時系統刻意不帶入單號、審核狀態、建立人員與各種系統追蹤欄位——換句話說，匯進來的單會走一張全新單據的流程重建，由目的地系統重新給號、審核狀態歸零重來。這樣設計是為了讓搬過來的單，在新環境裡乾乾淨淨地當一張新單走完整流程，而不是把來源端的狀態一起硬塞過去。

實際跑一遍：把測試環境的單搬到正式環境¶

以岩月那張三十幾列明細的單為例：

在來源環境打開那張單：用查詢或上下一筆翻到它，停在瀏覽狀態（不要在編輯中）。
匯出：從主選單的「（表單名）功能」點 匯出單據，系統把主檔與所有明細打包成一個交換檔，預設檔名是「表單類別＿單號.tsdoc.json」，選個位置存檔。
把檔案帶到目的環境：一張單就是一個檔，用共用資料夾、隨身碟或郵件帶過去都行——兩個環境不需要能互相連線。
在目的環境開同一支表單：注意要是同一種單據（交換檔裡記著它屬於哪支表單，開錯表單匯入會被擋下）。
匯入：主選單的「（表單名）功能」點 匯入單據，選剛才那個檔。系統會自動進入新增狀態，把內容填回畫面上。
逐項檢查：畫面上是一張還沒存檔的新單——明細列數對不對、日期與交期要不要改成目的環境的實際狀況，趁這時候調整。
按 儲存：走的是這支表單原本的驗證、編號與上傳流程，系統重新給單號、審核狀態歸零重來。存完就是目的環境裡一張正正常常的新單。

目的環境要先有對應的基本資料

交換檔帶的是單據內容，不含廠商、品號這類基本資料。若目的環境缺少單上引用的廠商或品號，存檔時會被既有的驗證擋下——這是預期行為，請先把基本資料補齊再匯入。

交換檔是明文，含完整單據內容

*.tsdoc.json 可以用記事本直接打開，裡面是這張單的完整內容（含數量與金額）。傳遞時請比照單據本身的保密規格處理，不要放在公開的共用位置或轉寄給無關的人。

什麼時候適合用它¶

岩月把它用在四種場合，共通點都是「同一份內容要在另一個環境重現一次」：

測試驗過再搬正式：新流程、新格式的單據先在測試帳套建好跑過一輪，確認無誤後匯出，正式環境匯入即可，不必在正式環境冒險邊做邊試。
母子公司之間複製：集團底下不同帳套要開內容相同的單，來源端匯出一次，各帳套各自匯入、各自給號。
教育訓練與範例單：把典型的單據存成交換檔當範本，新人訓練時匯入一張現成的單來練習填改，比從零開始建快得多。
請原廠或顧問協助時：把出問題的那張單匯出來一起送出，對方在自己的環境還原成一模一樣的內容，不必靠截圖與口述重建。

反過來，有兩種情況它不是最合適的工具：整批資料搬移（幾百張單）該走資料轉入的管道，一張一張匯出並不划算；同一個資料庫內複製一張類似的單，直接用工具列的複製功能更快，不必繞到檔案。

帶來什麼¶

以岩月的情境估算：一張三十幾列明細的單，對著螢幕重打加上事後核對約要四十分鐘；改用匯出／匯入之後，從按下匯出到目的環境存檔完成大約兩分鐘，時間差了將近二十倍。但真正的價值不在那三十八分鐘，而在於抄錯的可能性被移除——「120 打成 12」這種錯誤不會被任何驗證擋下，往往要等到採購跟供應商對單、甚至料進來數量不對時才浮出來，補救成本遠高於當初重打的那四十分鐘。以每月在測試與正式環境之間搬三、五張單估算，一年省下的是二、三十小時的重打，加上幾次不會發生的對單事故。

過去	現在
同一張單在別套系統對著螢幕重打	匯出成檔、換環境匯入，內容自動填回
明細幾十列就抄幾十列，容易抄錯	打包搬移，數量與內容原樣帶過去
抄錯的數字不會被系統擋，事後才爆	內容原樣複製，沒有人工轉錄這一段
搬過去還要煩惱單號、狀態怎麼接	目的地重新給號、狀態歸零，當新單走
兩個環境要互通才搬得動	帶一個檔案就好，離線環境也適用

適用新式表單

單據交換功能支援走新式資料管理的表單；在支援的表單上，主選單才會提供「匯出單據／匯入單據」。若某張單看不到這兩個選項，代表該表單暫不支援此功能。

先驗後搬

很適合「測試環境驗過、再搬到正式環境」的情境：在測試帳套把單建好、確認無誤，匯出成檔後匯入正式環境，省去正式環境重打與再次校對的工。

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