3-1 採購單線上發給供應商，交期他直接回，還有加密簽章¶
案例主角：採購人員、供應商 ｜ 模組：G 採購付款 · 供應商協同
更新日期：2026-07 ｜ 重要度：★★★★★
場景：交期是一通一通電話追出來的¶
岩月的採購課，每天早上第一件事是「追交期」。手上二十幾張未結的採購單，得一家一家打：乙川精密的窗口在開會、丙原鑄造說要問過現場才回、有一家乾脆整天沒接。到了下午回撥，對方說「那批大概下週三」——採購在便利貼上記下來，想著晚點再進系統改交期，結果被別的事打斷，便利貼壓在鍵盤下面。
三週後，客戶甲山工業的急單要投產，生管來問料到了沒。系統上那張採購單的預訂交期還是原本的日期，早就過了；打電話一問，供應商說「那批我不是說延到下週三嗎？」——話是講過，只是沒有一個地方留下來。產線停一個上午，這通電話的代價才被算出來。
採購單開好、傳真或 email 給供應商之後，接下來就是漫長的等待與追問。這批料幾號能到？供應商要口頭回、採購要手動記，記完再一張一張回頭改採購單上的預訂交期。中間但凡漏接一通電話、漏改一張單，產線缺料時才會被發現。
更麻煩的是往來單據的真偽與安全。傳真會糊、email 會被轉寄，一份採購單在路上經過幾手，內容有沒有被動過、金額有沒有被看光，誰都說不準。
現在：一條 B2B 雙向閉環¶
這一版把採購單接進簽章 PDF 系統，做成買賣雙方的雙向閉環：
- 採購送出：在採購單（
PURCH）按發送供應商協同，系統把採購單產成一份帶數位簽章的 PDF 隨信寄出。供應商收到後可以驗章，確認這份單子確實出自你、內容一個字都沒被竄改。 - 供應商回覆：供應商在協同入口線上回覆——確認、逐項調整交期、或拒接，附上備註送回。回覆走手機優先的表單，繁體中文介面，且不顯示金額。
- 交期自動對回：供應商的回覆收回系統後，採購在採購協同回覆審閱（
POCOLLABRPY）畫面逐筆對照、一鍵套用，新交期就寫回這張採購單，狀態同步更新——不用再手動一格一格改。
採購單以數位簽章 PDF 發送，供應商端可驗章確認來源與內容完整。（資料為示意）
供應商在協同入口逐項回覆交期，介面手機優先、不顯示金額。（畫面示意）
實際跑一遍：從送出到交期寫回¶
以岩月採購課發一張採購單給乙川精密為例，整段流程走一輪是這樣：
- 定位到那張採購單：在採購單（
PURCH）用查詢或上下一筆翻到要發送的單，先確認廠商、明細品項與需求交期都正確。 - 按「發送供應商協同」，選發送方式：一般簽章 PDF、完整加密文件、或只要回覆交期（純連結不附檔）三選一——同一批料的例行單就走純連結，金額敏感的單子選加密。
- 系統自動寄信：收件信箱取自廠商基本資料登記的聯絡窗口，信裡是一條專屬安全連結，附件依你選的方式帶簽章 PDF 或加密檔。送出後畫面會提示已寄出。
- 供應商在手機上回覆：對方點開連結就看到這張採購單的線上明細（品項、數量、需求交期，沒有任何金額），不必安裝程式、不必帳號密碼。可以一鍵確認訂單、逐行調整交期（順便填回覆數量），或拒接並寫上原因。
- 回覆自動收回：供應商送出的回覆會被系統收回，開啟回覆審閱畫面就是一份待審閱清單，不必自己天天翻信箱、抄回覆。
- 逐行對照：開採購協同回覆審閱（
POCOLLABRPY）查詢待審閱的回覆，點開一筆就是原交期與供應商回覆交期並排，加上對方的備註，哪幾行要延、延幾天，一眼看完。 - 決定套用或忽略：接受就按套用交期，新交期立刻寫回採購單的預訂交期並留下紀錄；不接受就按忽略，採購單維持原樣、該行標記為已處理，再另行協調。系統絕不會因為供應商回一句話就自動改你的單。
沒人回也不會就這樣過去
若供應商遲遲沒回覆，系統可自動寄信提醒當初發送的那位採購去跟催，一天一封彙整、不會一張單一封信轟炸。此提醒預設關閉，需先在警示規則維護啟用。
連結有 14 天效期，重發舊的即失效
供應商連結不需帳號密碼、本身就是進入權限，請只寄給該供應商窗口。內容有更新、或對方反映連結打不開時，對同一張單再發送一次即可——舊連結會立即失效。
供應商那頭會不會嫌麻煩？¶
導入前採購最常問的一句話是：「供應商肯配合嗎？」實際看供應商端的體驗，門檻其實比打電話還低——
- 不必安裝任何程式、不必帳號密碼：手機收到信，點連結就開，介面是繁體中文、手機優先排版。
- 只看得到這一張單：品項、數量、需求交期；看不到單價金額，也看不到別張採購單或其他供應商的資料。
- 回覆只有三個動作：整單沒問題就一鍵確認；部分要延就逐行改交期、順便填回覆數量；接不了就拒接加一句原因。
- 回完就結束：不用登入系統、不用回信、不用再打一通電話確認你有沒有收到。
對供應商來說，這比「等你打來、口頭講一次、再擔心你有沒有記對」省事；對採購來說，則是把口頭承諾變成一筆有時間、有備註、可回溯的紀錄。
再加一層：完整加密¶
除了「一般簽章 PDF」，發送時還可以選完整加密文件：整份採購單加密成 .poenc 檔隨信寄出，只有你指定的那家供應商用 Darbware ERP 才打得開。email 途中、郵件伺服器、甚至誤收的人，都讀不到裡面的金額。簽章負責防偽、防竄改，加密再多擋一層「不該看的人看不到」。
發送方式一共三選一：
| 發送方式 | 做什麼 |
|---|---|
| 一般簽章 PDF | 附上已簽章的採購單 PDF，供應商可驗章 |
| 完整加密文件 | 整份加密成 .poenc，只有指定供應商解得開 |
| 只要回覆交期 | 純連結、不附檔，供應商線上填交期即可 |
三種方式怎麼挑
岩月的做法是分三檔：例行補料單走純連結，供應商回個交期就好，最輕便；一般往來單走簽章 PDF，對方留一份可驗章的正本；價格敏感或大額的單走完整加密，金額不落在任何一封明文郵件裡。同一家供應商可以依單子性質換方式，不必全公司統一。
帶來什麼¶
以岩月採購課的情境估算：過去每天早上追交期要打 10 到 15 通電話、耗掉一個多小時，還不含回頭一張一張改單的時間；改成線上協同後，供應商多半在當天自己回完，採購只需在回覆審閱畫面逐行看過、按套用——一小時的電話變成十分鐘的審閱。更關鍵的是「便利貼漏改」這一類的斷點消失了：交期的變更全部有紀錄、有時間、有備註，缺料不再是等到產線停了才知道。以一年為尺度看，省下的不只是電話時間，而是那幾次「早知道就好」的停工。
| 過去 | 現在 |
|---|---|
| 交期靠電話一通一通追、手動記手動改 | 供應商線上回覆，交期一鍵套回採購單 |
| 傳真 email 內容真偽難辨、金額易外洩 | 數位簽章防竄改、可選完整加密防外洩 |
| 漏接一通、漏改一張，缺料才發現 | 回覆收回成待審閱清單，該處理的一筆不漏 |
| 口頭議定的交期沒留痕，事後各說各話 | 每次回覆與套用都留紀錄，追得回是誰、哪一天說了什麼 |
不可否認、不可竄改
往來單據帶數位簽章，等於雙方各自蓋了一個「拆封即知」的封印——文件離開系統後只要被動過一個位元組，對方驗章就會失敗。這讓 B2B 往來的每一份單據都有可追溯、不可否認的憑據。
上線前的前置設定
此功能為 B2B 全迴圈，上線前買賣雙方需先各自產生機構簽章金鑰，並在「往來對象公鑰」（POKEYCP）互相匯入對方的公鑰卡，收件端才驗得了章、加密才有對象可加。加密私鑰請務必備份——一旦遺失，先前收到的加密單將永久打不開。
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