3-2 採購未進貨的料，系統每天自動寄信提醒¶
案例主角：採購人員、採購主管 ｜ 模組：G 採購付款（排程自動化）
更新日期：2026-07 ｜ 重要度：★★★★☆
場景：交期是一通一通電話追出來的¶
岩月的採購課有一本手抄的「待催清單」，每天早上翻一次。某個星期一，採購把清單上二十幾家依序打過一輪，乙川精密那筆軸承因為對方窗口在開會沒接到，就先跳過打下一家——想著下午再補。下午被一批急件插隊，這件事沒有再回到腦子裡。
十天後生管來問：甲山工業的泵浦殼要投產，軸承呢？調出採購單一看，預訂交期是上上週；打電話過去，供應商說材料還沒到、以為我們不急。產線那天空了半天，事後追究，責任落在「那通沒打完的電話」上——但真正的問題是，這張單從逾期第一天起，根本沒有任何機制提醒任何人。
哪些料該進還沒進？過去採購得自己盯：翻採購單、對進貨、記在本子上，逐一打電話催。一忙就漏一張，而漏掉的那張，往往就是產線在等的料。
陳年的逾期呆單混在裡面，清單一拉幾千筆，真正該關心的「這幾天要到、卻還沒進」的單，反而被淹沒。
現在：每天早上，一封信自動送到¶
新增排程任務 「採購未納自動寄信」。系統每天依預訂交期，自動撈出「已逾期＋未來 3 個上班日內到期」的未結案採購明細（上班日依工作日曆計算），整理成一封信寄給承辦人。
每日自動寄出的採購未納通知：逾期單以紅點標示排在最前，18 欄明細一覽，另附完整 Excel。（示意樣張，資料為模擬）
信件本文是一張 18 欄的明細表（預訂交期、廠商、採購單號、品號品名，到未交量、暫收、入庫、待驗、NG 各項數量與庫存量），依「預訂交期 → 廠商代號」排序，最急的排最前。同一份內容也做成 Excel 附件，完整清單一併附上。
不只是寄信¶
- 同步建待辦：寄信的同時，自動在承辦人主畫面建立一筆待辦通知（紅點提醒）。點開待辦，當日全部未納明細以表格呈現，數量欄靠右對齊帶千分位。
- 只留真的還沒進的：只看主檔與明細都未結案、且未交數量大於 0 的採購明細——已經全數入庫的舊單不會再混進來。實測資料量從一萬多筆收斂到百來筆，清單短了，該催的才看得見。
- 心跳信不漏接：查無資料的日子，照樣寄一封「本日無未納明細」的心跳信，讓你確定排程有在運作、不是掛掉了。
實際跑一遍：掛一次，之後每天自己跑¶
這是一支背景排程任務，設定屬於一次性作業；設好之後採購人員每天只要看信。以岩月採購課為例：
- 建排程事件：到 L 聯絡傳訊 → 排程事件（專案），
新增一筆專案主檔（項目編號、名稱、負責人）後儲存。 - 批次展開每日事件：在編輯狀態按
批次新增，在「新增事件範本」視窗把日期類別選每日、預定時間設成每天要跑的時間（岩月設早上 8:00），並勾選是否自動執行。按確定後，系統會依日期類別一次展開出往後每一天的事件（預設展開到計算截止日，約 +5 年）。 - 指定通知人員與收件人：在範本或明細列設定通知人員——這一欄同時決定「待辦要建給誰」；信件收件人則寫在事件的參數裡。兩處都要填實值。
儲存後審核：事件審核完成後才會被排程器撈到；行事曆也會同步顯示。- 隔天早上開信：承辦人收到當日的採購未納通知——本文是 18 欄明細表，逾期的排在最上面；要看完整清單就開 Excel 附件。
- 回 ERP 處理：主畫面待辦鈕上出現紅點，點開就是同一份當日未納明細，看完直接依序處理，不必再自己拉一次查詢。
- 逐筆追交期：對逾期最久的幾家先追。若該供應商已導入線上協同，可直接改用供應商協同請對方線上回交期，回覆一鍵套回採購單。
- 沒事的日子也會收到信：查無資料時會收到「本日無未納明細」的心跳信——收到它代表排程正常，不是沒人管。
18 欄裡，先看這四欄¶
信件本文一次列出 18 欄，看起來很寬，但實務上每天早上真正決定「先打給誰」的只有前四欄：
- 預訂交期：已經過去的日期排在最上面，逾期越久越前面——這一欄決定順序。
- 廠商簡稱：同一家廠商的多筆單會排在一起，一通電話可以一次談完好幾張，不必分次打。
- 未交數量：還差多少沒進。數字小的可能只是尾數，數字大的才是會讓產線停下來的那筆。
- 管制說明／備註：採購自己在單上留的註記（例如「已議延至月底」），避免重複追同一件已經談好的事。
其餘欄位（暫收、入庫、待驗、NG 各項數量與庫存量）是要判斷「這批到底卡在哪一段」時才展開看：是還沒出貨、已經到但還在驗、還是驗出問題退回去了——三種狀況要找的人完全不同。
把它當成早會的第一份文件
岩月採購課的做法是：早上 8:00 的信，8:30 早會直接開來看。信件本文已依「預訂交期 → 廠商」排好序，最急的在最上面，會議從第一列往下走即可，不必另外準備會議資料。
寄送時間與收件人都在排程事件上設定
「每天早上 8:00」不是寫死的——執行時間、通知人員與收件人都掛在排程事件上，要改頻率或換承辦人，回到排程事件（專案）調整即可，不需要改程式。多筆事件要一起換人時，可用該頁的 批次修改 一次套用。
帶來什麼¶
以岩月採購課的情境估算：過去每天早上整理待催清單（翻單、對進貨、抄本子）約 40 分鐘，之後才開始打電話；一年約 160 小時耗在「整理該催什麼」上，而且整理品質完全取決於當天忙不忙。改成每天自動寄信後，整理清單的那 40 分鐘歸零，採購一開信就是排好序的當日待催名單，時間全部留給真正的溝通。更重要的是漏催率：過去靠記憶與手抄，一個月漏個兩三張是常態；現在逾期的單每天都會再出現一次，只要沒處理，明天它還在信裡。
| 過去 | 現在 |
|---|---|
| 採購自己翻單、記本子、逐一打電話 | 系統每天自動整理成信，主動送到信箱 |
| 幾千筆呆單淹沒真正該催的單 | 只留「逾期＋即將到期」，清單短而準 |
| 漏催一張，產線才發現缺料 | 逾期紅點標示＋主畫面待辦紅點雙重提醒 |
| 承辦請假，這幾天就沒人在盯 | 排程照跑、待辦照建，代理人接手就有清單 |
這是一個排程任務
「採購未納自動寄信」屬於系統背景排程，設定一次即每日自動執行，採購人員不需要記得去跑。收件人、通知承辦人與寄送時間，於排程事件中設定。
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