2-2 請購、採購單線上送簽，卡在誰手上一眼看清¶

案例主角：請購/採購人員、各級主管　｜　模組：A 系統資料 · 簽核流程
更新日期：2026-07　｜　重要度：★★★★☆

場景：單子送出去，就像丟進黑洞¶

岩月的採購為了甲山工業一張急單，向乙川精密下了一筆六十幾萬的採購單。金額超過權限，要走三關：課長、廠長、副總。單子印出來，早上放到課長桌上——然後就沒有然後了。

第三天供應商來電問「到底下不下」，採購只好一關一關回追：課長說前天就簽了往上送，廠長桌上那疊裡翻不到，最後在副總祕書的待處理夾裡找到——中間夾了兩張別的單。第五天終於核准，但供應商原本保留的產能已經排給別人，交期往後推了十天，急單跟著晚出。

事後檢討會上沒有人講得清楚「到底卡在哪一關、卡了幾天」——因為紙本走過的路，本來就沒有留下任何時間紀錄。

請購單、採購單需要主管核准，過去靠的是紙本或口頭轉交：印出來、送到主管桌上、等他有空簽、再往下一關送。單子送出去之後，承辦人根本不知道它現在在誰手上、簽到第幾關、還是卡在某張桌上一整週沒動。想催，只能一關一關打電話問。

退件更麻煩——被打回來時，常常搞不清楚是哪一關、為什麼退。

現在：線上送簽，簽核歷程全程可見¶

單據改成線上送簽。送出後依設定好的簽核路徑，一關一關往下走；每一關是誰、簽到哪裡、誰已經簽過、目前卡在誰手上，在簽核歷程上一眼看清，不必再逐一打電話追。

送簽與簽核歷程 單據送簽後的簽核路徑與歷程，目前待簽關卡一目了然。（畫面示意）

核准或退件都會即時通知相關人員——輪到你簽，你會收到通知；被退件，發起人也馬上知道。退件會退回上一關，讓該關重新處理，而不是整張作廢重來。待簽的單子也會集中在待簽清單，輪到你的都在那裡，不會漏簽。

實際跑一遍：從送簽到蓋章鎖單¶

以岩月那張六十萬採購單為例，改走線上簽核之後是這樣：

管理員先畫好路線（只做一次）：到 A 系統資料 → 工作流程樣板，為「採購單」這個單據別建一條簽核路線，逐關指定處理部門／處理人／審核順序，並勾選每一關要不要寄 Email 通知。每張樣板的第一關固定是「發行」，代表發起人。這張樣板設好之後，該單據別以後每次送簽都自動套用。
承辦人送簽：採購把單據存好，按工具列的 工作流程 開啟送簽面板。
選樣板、補說明、掛附件：在 流程樣板 下拉選要走的路線，系統即依樣板帶出全部關卡；需要時在內容欄補一句說明（例如「甲山工業急單，請優先」），並把報價單掛成附件。
按 儲存 正式發行：系統寫入流程、產出簽核 PDF，並寄出送簽通知給第一關處理人。
主管在待辦事項簽：課長從主視窗的待辦鈕進入待辦清單（有未處理時會顯示紅色提醒），找到這筆按 審核，開啟審核視窗。
做決定並留意見：視窗上半部列出這一關可選的動作——同意、退件、取消整個流程；點選其中一列帶到下方的審核別欄，再填審核意見。選同意時意見可填可不填，選退件或取消整個流程時意見為必填。
按 儲存 送出：同意就往下一關推進，系統通知下一關處理人；這筆待辦隨即從課長的清單消失。若課長認為金額要再議，選退件填上原因，流程退回上一關重新處理（若退件的是第一關，則整個退回發行者重來）。
最後一關同意後自動蓋章：副總同意，全部關卡完成，來源單據被蓋上已審核章並鎖定，之後不可再修改或刪除。
要回查歷程：整條流程每一關是誰、什麼時間、留了什麼意見都在，待辦清單另有「已審核查詢」可依區間查回已處理的紀錄。

急件用「快速核准」

待辦清單上除了 審核，還有一顆 快速核准——不開視窗，直接以「同意」一鍵放行，適合主管在會議空檔清單子。要退件或取消流程時，仍需走 審核 開視窗填意見。

關卡怎麼切，決定這套流程好不好用

簽核路線是依單據別設定的：採購單走一條、請購走另一條，各自獨立。每張樣板固定以一個「發行」關卡起頭（代表發起人），之後才是初審、複審、核定等關卡。導入時最值得花時間的不是操作，而是先把「哪一種單、多少金額、要經過誰」講清楚——關卡切得太細，簽核會變慢；切得太粗，等於沒有控管。

簽完就鎖單，是刻意的

全部關卡完成後單據會上鎖，之後在原單據作業要修改或刪除都會被擋——這是為了避免已簽核的內容被事後竄改。確實要改，須由有權者先退回或取消流程解除鎖定。

帶來什麼¶

以岩月的情境估算：過去一張跨三關的採購單，紙本平均要走 4～5 個工作天，其中真正在簽的時間不到十分鐘，其餘全耗在「傳遞」與「找單子」上；承辦人每張單平均還要花 3 通電話追進度。改成線上送簽後，單子送出即同時出現在該關主管的待辦清單，傳遞時間歸零，岩月的實際體感是同一張單縮到 1～2 天內跑完，追單電話直接消失。以每月 40 張需簽核單據估算，一年少打上千通催簽電話——而更關鍵的是，「卡在誰手上」變成一個看得到的事實，不再是檢討會上各說各話。

過去	現在
紙本／口頭轉交，送出就失去追蹤	線上送簽，簽核歷程全程可見
不知道卡在誰手上，只能逐關打電話	目前待簽關卡一眼看清
退件搞不清哪一關、要重來	退件退回上一關、即時通知發起人
主管出差，單子壓在桌上等他回來	代理人可代簽，流程不因請假停擺
事後查不到誰簽了、什麼時候簽的	每關處理人、時間與意見全留紀錄

簽核路徑可設定

多關卡的簽核路徑依單據類型設定，可依組織的核決權限規劃各級關卡。

代理人也能簽

設定為代理人者，可代主管簽核待簽單據，主管請假時流程不會卡住。注意：只有本人與已授權代理人能簽——主管看得到下屬的待辦（監看用），但不能替下屬按同意或退件。

深入操作：A 系統資料 · 工作流程樣板　｜　待辦事項　｜　工作流程審核